nur digital oder auch klassische WEG-Verwaltung?
Selbstverständlich bieten wir auch die Dienstleistung klassisch an. Alle Unterlagen wie Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan und der übrige Schriftverkehr erhalten Sie klassisch in ausgedruckter Form in Ihren Briefkasten. So kennen Sie das bisher.
Die meisten Dokumente erhalten Sie von Ihren Energieversorgern und Behörden bereits in digitaler Form per E-Mail. Sie kommunizieren mit uns weitestgehend digital per E-Mail, Telefon oder sogar per WhatsApp.
Die professionelle Hausverwaltung wird in Zukunft alle Dienstleistungen digital bereitstellen. Darunter gehört dann natürlich auch die digitale Eigentümerversammlung.
In welchen Räumlichkeiten führen Sie Eigentümerversammlungen durch?
In der Regel moderieren wir die Eigentümerversammlung bei Ihnen zu Hause. Sollte sich kein selbstbewohnender Eigentümer dazu bereiterklären, mieten wir hier externe Räumlichkeiten im Ortsteil Rheda oder Wiedenbrück an. Der Vorteil innerhalb der Wohnanlage liegt auf der Hand: Themen rund um die Immobilie klärt man am besten in der Immobilie selbst.
Je nachdem, wieviele Eigentümer an der Versammlung digital teilnehmen, mieten wir, aufgrund der zu erwartenden Personenanzahl, externe Räumlichkeiten, wie bisher auch, an.
Eigentümerversammlung per Online-Konferenz. Ist das erlaubt?
Der Gesetzgeber hat in dieser Hinsicht die rechtliche Stellung der Eigentümer verändert, sodass bei einer Online-Eigentümerversammlung rechtssichere Abstimmungen getroffen werden dürfen. Während der Pandemie waren keine Entscheidungen im Rahmen einer Verwaltung möglich.
Hybride Eigentümerversammlungen sind schwieriger, jedoch in der Übergangszeit bis zur reinen Online-Versammlung unabdingbar. Ältere Eigentümer z.B. haben vielleicht gar keine technischen Mittel (PC, Handy, Laptop, Ipad), um dieses Medium zu nutzen. Auch hier muss es möglich sein, dass diese Eigentümer mitentscheiden und mitgestalten dürfen. Hybrid-, Online-Versammlung und klassische Versammlung werden also parallel durchgeführt.
Warum ist Ihre Hausverwaltung günstiger als andere Anbieter?
Wer viel kauft, kann höhere Rabatte bekommen. Das gilt natürlich auch für Versicherungen. Im Rahmen der Verwaltungstätigkeit optimieren wir das Leistungsspektrum Ihrer Gebäudeversicherung und natürlich auch der Haftpflichtversicherung durch ein Angebot eines Rahmenabkommen-Partners. Im Versicherungsfall haben Sie so natürlich auch Vorteile.
Hier gilt das gleiche Konzept wie bei den Versicherungen. Wer viel abnimmt, bekommt bessere Konditionen. Sie als Eigentümer profitieren durch günstigere Preise, Preisoptimierungen bei Energieversorger-Wechsel und natürlich auch bei längeren Laufzeiten, die Sie als Einzelkunde gar nicht angeboten bekommen.
Der digitale Dokumentenaustausch mit Ihnen ermöglicht günstigere Kosten. Das Drucken, Sortieren, Einkuvertieren der Belege sowie das nicht mehr notwendige Porto bei der Post ermöglicht eine günstigere Verwaltung.
Leider wird diese Option vom selbstbewohnenden Eigentümer gar nicht im Rahmen einer Hausverwaltung berücksichtigt. Ein Beispiel: Im Laufe der Abrechnungsperiode werden Lohnleistungen (vom Handwerker, Schornsteinfeger oder Hausmeisterdienst) erledigt. 20 % dieser Kosten können von Ihnen direkt steuermindernd in der Lohnsteuererklärung angesetzt werden. Somit lohnt sich schon diese Erklärung abzugeben, selbst dann, wenn Sie bisher gar keine Steuererklärung abgegeben haben. Das sind keine „kleinen Beträge“. (z.B. Hausmeisterservice, Kosten im Jahr 1.800 EUR, 6 Wohnungen, also 300 EUR pro Wohnung. 300 EUR ergeben 300 x 0,2=60 EUR Abzug für haushaltsnahe Dienstleistungen.) Der Ausweis dieser Kosten ist für uns selbstverständlich, denn wir erstellen die Jahresabrechnung ja sowieso. Wir weisen den Abzugsbetrag bis zum 31.05. des Folgejahres für Sie aus und senden Ihnen diesen Ausweis völlig kostenlos zu.
Was passiert nach Verwaltungsübernahme durch Sie?
Bei der 1. ordentlichen Eigentümerversammlung räumen wir mit Gepflogenheiten der Vergangenheit auf. In einem Mehrheitsbeschluss wird die Erlaubnis für den digitalen Dokumentenaustausch sowie die rechtliche Möglichkeit der hybriden Eigentümerversammlung von Ihnen beschlossen. Danach wird die ganze Verwaltung schneller und leichter.
Vor Übernahme machen wir sozusagen einen Kassensturz und überprüfen die Handlungen der alten Verwaltung. Mögliche Abweichungen werden mit Ihnen oder dem Beirat besprochen und die protokollierte Übernahme wird in der 1. ordentlichen Versammlung erörtert.
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